System informacyjny w procesie controllingu

Wraz z rozwojem skali działania przedsiębiorstw coraz trudniejsze staje się kierowanie nimi, ponieważ zwiększa się złożoność problemów zarządczych. Powstaje więc potrzeba stworzenia systemu kompleksowej informacji, który pozwoliłby kierownikom podejmować decyzje służące realizacji powierzonych im zadań.

System ten powinien być ukierunkowany na rozwiązywanie problemów, zarówno bieżących, jak i przyszłych. W systemie informacyjnym należy zawrzeć procedury dotyczące zbierania i przetwarzania informacji, przekazywania ich do właściwych komórek organizacyjnych oraz prezentacji informacji źródłowych i przetworzonych. Zasilanie menedżerów w informacje najczęściej należy do controllera, który kształtuje oraz nadzoruje wymienione powyżej fazy procesu informacyjnego.

Celem niniejszego artykułu jest próba identyfikacji głównych cech jakim powinien charakteryzować się controllingowy system informacyjny. Równocześnie zaprezentowane zostaną najważniejsze narzędzia informatyczne wspomagające proces zarządzania firmą.

Cechy systemu informacyjnego controllingu

Podjęcie decyzji o wybraniu a następnie wdrożeniu systemu wspomagającego controlling musi być poprzedzone analizą istniejącego w firmie systemu informacyjnego. Pozwoli ona na:

• powiązanie systemu informacyjnego ze strukturą wydzielonych jednostek wewnętrznych,
• ocenę funkcjonalnej struktury przedsiębiorstwa ze szczególnym uwzględnieniem powiązań organizacyjnych,
• ocenę sprzężeń informacyjnych między ośrodkami wewnętrznymi a otoczeniem zewnętrznym,
• sprawdzenie użyteczności tworzonych informacji dla różnych jednostek organizacyjnych firmy,
• sprawdzenie, jakie i w jaki sposób są wykorzystywane środki przekazu i przetwarzanie informacji.

Analiza systemu informacyjnego w przedstawionym zakresie pozwoli określić jego wymagania, a także zasób niezbędnych informacji, jakie winien on posiadać. Tworząc system informacyjny należy oprzeć go na strukturze modularnej, co zapewni możliwość jego stałej modyfikacji.

System informacyjny winien odznaczać się taki cechami jak:
1. Automatyzacja pracy pozwalająca zredukować do minimum pracę człowieka, zwłaszcza przy wypełnianiu dokumentów, kontrolowaniu danych, sporządzaniu zestawień czy wykonywaniu prostych analiz.
2. Redukcja liczby dokumentów, zbędnych danych a także eliminacja przypadków powtarzania się danych. Przy tworzeniu systemu winno się dążyć do zapisywania danych tylko na jednym nośniku, głównie w pamięci dyskowej.
3. Przyśpieszenie obiegu informacji w systemie poprzez rejestrację zdarzeń gospodarczych w miejscu ich powstania z możliwością natychmiastowej dostępności do nich.
4. Elastyczność umożliwiająca zaspokajanie różnorodnych i zmieniających się w czasie potrzeb informacyjnych użytkownika.
5. Zdolność adaptacji do zmieniającej się struktury organizacyjnej. System informacyjny musi dać się wprowadzić w dowolną strukturę organizacyjną.
6. Funkcjonalność zapewniająca maksymalnie duży komfort pracy.
7. Ewolucyjność i rozwój. System powinno się tworzyć i wdrażać stopniowo, po to by mógł on obejmować kolejno po sobie następujące fazy procesu działania gospodarczego. Natomiast rozwój tego systemu winien przebiegać w kierunku wzrostu stopnia automatyzacji i przetwarzania danych, począwszy od prowadzenia ewidencji z elementami kontroli i z prostymi algorytmami przetwarzania do pakietów symulacyjnych.
8. Łatwość przystosowania systemu do zmieniającego się sprzętu komputerowego oraz oprogramowania. Dlatego system nie może być tworzony z myślą o konkretnym sprzęcie i systemie operacyjnym, gdyż postęp w tej dziedzinie uniemożliwiłby jego wykorzystanie.
9. Bezpieczeństwo zarówno danych zamieszczonych w systemie jak i jego procedur decyzyjnych, które winne być wolne od możliwości dostępu osób nieupoważnionych, głównie konkurencji oraz zniszczenia, wskutek przypadków losowych, pomyłki użytkownika czy sabotażu.

System informacyjny controllingu wykorzystuje przede wszystkim rachunkowość rozumianą „jako system gromadzenia i przetwarzania danych dotyczących stanów i procesów kształtujących majątek jednostki gospodarczej w celu dostarczenia informacji ekonomiczno-finansowych”. Rachunkowość jako element systemu informacyjnego zarządzania stanowi bazę dla przygotowywanej oceny, stąd dostarczane przez nią informacje powinny być efektywne, identyfikowalne, dokładne, w miarę możliwości aktualne, a przede wszystkim użyteczne. Sprawne funkcjonowanie rachunkowości pozwala efektywnie zarządzać firmą, ponieważ jest źródłem sprawdzonych danych niezbędnych do podejmowania decyzji. Współczesna rachunkowość zmieniająca się wraz z rozwojem teorii informacji, uwzględnia w swoim systemie pojęciowym podstawowe kategorie nowoczesnego systemu informacji, zwłaszcza informacji ekonomicznej.
Rachunkowość finansowa przeznaczona jest głównie dla odbiorców zewnętrznych: właścicieli, pożyczko- i kredytodawców, a więc podmiotów finansujących działalność firmy, posiadających prawo wglądu w dokumenty opracowywane przez rachunkowość finansową. Tymi informacjami zainteresowane są także związki zawodowe, pracownicy, kontrahenci, konkurenci, instytucje centralne (Główny Urząd Statystyczny, Centralny Urząd Planowania), lokalna społeczność czy menedżerowie firmy. Rachunkowość zarządcza natomiast jest zorientowana głównie na odbiorców wewnętrznych, służąc menedżerom wszystkich szczebli zarządzania. Główna jej rola polega na dostarczeniu informacji, które stają się podstawą do podejmowania decyzji gospodarczych, do planowania i kontroli działalności.

W porównaniu z rachunkowością finansową zawiera ona mniej narzuconych rozwiązań prawnych, co umożliwia wprowadzanie przez menedżerów indywidualnych inwencji zależnych od bieżących, niekoniecznie powtarzalnych, pojawiających się potrzeb. Rachunkowość zarządcza zorientowana jest na działania przyszłe, stąd informacje retrospektywne są wykorzystywane tylko wówczas, gdy służą one podjęciu określonej decyzji. Rachunkowość menedżerska, dzięki programowaniu liniowemu i nieliniowemu, rachunkowi prawdopodobieństwa i innym metodom statystycznym wspomaga realizację funkcji zarządzania firmą przez tworzenie rzetelnej liczbowej bazy informacyjnej potrzebnej do podejmowania decyzji gospodarczych. Ważnym zadaniem rachunkowości zarządczej jest także emitowanie raportów wewnętrznych, adresowanych do konkretnych odbiorców w firmie, przez co stwarza się możliwość osiągania maksymalnej efektywności podejmowanych działań cząstkowych oraz globalnych.

System informatyczny jako narzędzie wspomagające controlling

Współczesny rozwój technik informatycznych doprowadził do powstania licznych zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie. Nadrzędnym celem ich wprowadzania ma być wzrost efektywności procesu zarządzania przedsiębiorstwem. Budowa nowoczesnych systemów informacyjno-sprawozdawczych na potrzeby controllingu wymaga zaangażowania znacznych nakładów inwestycyjnych na stworzenie lub rozbudowę istniejącego systemu elektronicznego przetwarzania danych. Obecnie na polskim rynku istnieje duża ilość różnych systemów aplikacyjnych, bezpośrednio wspomagających proces zarządzania. Ich autorzy stawiali sobie za główny cel stworzenie możliwości wielopoziomowej analizy zaewidencjonowanych informacji, automatyczne generowanie sprawozdań czy różnorodność wizualizacji przetworzonych danych.

Istniejące na rynku oprogramowanie można zestawić w następujących grupach dziedzinowych:
1. systemy zintegrowane klasy:

• MRP (Material Requirement Planning–Planowanie Potrzeb Materiałowych),
• MRP II (Manufacturing Resource Planning–Planowanie Zasobów Produkcyjnych),
• ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa),
• MRP III (Money Resource Planning - Planowanie Zasobów Finansowych).

2. systemy zintegrowane w obszarach finansowo-księgowym i dystrybucji,
3. systemy dziedzinowe (system finansowo-księgowy, system kalkulacji kosztów),
4. analizatory, służące głównie tworzeniu analiz ekonomicznych,
5. symulatory procesów biznesowych.

W Polsce małe i średnie firmy w większości stosują programy komputerowe opracowane przez własnych pracowników, przy wsparciu specjalistów z zewnątrz. Są one budowane na platformie Windows, najczęściej z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego Excel. Moduły tych programów pozwalają na obliczenia w obszarze finansowo-księgowym a czasami w dziedzinach funkcjonalnych firmy. Zdarza się, że własne pakiety programów komputerowych współpracują z gotowymi programami, stworzonymi przez krajowe firmy softwarowe. Działanie takie jest efektywne w przypadku posiadania dużej liczby własnych programistów.

Coraz więcej podmiotów gospodarczych korzysta także z możliwości adaptacji najbardziej rozbudowanych systemów komputerowych, do własnych warunków. Dotyczy to głównie dużych i bardzo dużych jednostek, często z dominującym udziałem kapitału zagranicznego. System ten poprzez synchronizację oraz koordynację zadań marketingu, finansów, logistyki, produkcji i służb projektowych pozwala zwiększyć efektywność zarządzania firmą9. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Warszawskim potwierdziły powszechny pogląd, iż polskie firmy prywatne częściej aniżeli państwowe stosują nowoczesne rozwiązania w zakresie systemów zarządzania, a także metody optymalizacyjne, wspomagające podejmowanie decyzji gospodarczych. Jednym z powodów jest także fakt, iż firmy te zarządzane są często przez młodych, dobrze wykształconych i posiadających zagraniczne staże, menedżerów. Zmniejsza to z pewnością inercję organizacyjną i eliminuje bariery psychologiczne na drodze usprawniania procesu zarządzania.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę zwłaszcza na zintegrowane systemy informatyczne, wspomagające zarządzanie w firmie. Pierwszymi systemami wspomagającymi zarządzanie były opracowane na początku lat 60-tych systemy zarządzania gospodarką magazynową IC (Inventory Planning). Z kolei w latach 70-tych rozwinęła się metoda planowania potrzeb materiałowych – MRP I służąca racjonalizacji planowania, poprzez wydawanie zleceń zakupu i produkcji dokładnie w takim momencie, aby żądany produkt pojawiła się w odpowiednim czasie i w wymaganej ilości. Z jego standardu powstały inne metody między innymi: Just in Time (dostawy dokładnie na czas), OPT (technologia optymalizacji produkcji) czy DRP (planowanie zasobów dystrybucyjnych). Kolejnym rozwinięciem metod jest system MRP II, który został szczegółowo zdefiniowany w 1989 roku w USA. MRP II należy obecnie do najpowszechniej stosowanej na świecie metodologii, stanowiącej podstawę kompleksowej informatyzacji ponad 70% firm przemysłowych działających w krajach najbardziej rozwiniętych. Korzyści płynące z wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego MRP II dotyczą w równym stopniu wszystkich sfer działalności firmy.

Obecnie najczęściej stosuje się MRP II. Umożliwiają one zarówno kontrolę realizacji zakupu i sprzedaży, kontrolę stanów magazynowych, monitorowanie produkcji, prowadzenie rachunków kosztów, obsługę funkcji finansowo-księgowych, posiada liczne moduły analiz ekonomicznych czy informowania kierownictwa oraz wiele innych. Stopień wykorzystania narzędzi tego systemu zależny jest od potrzeb konkretnego odbiorcy, jego możliwości oraz kultury zarządzania.

Dane źródłowe dotyczące poszczególnych działów firmy dostępne są w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastową reakcję osób podejmujących decyzje. MRP II skupia się jednak tylko na logistycznym aspekcie procesu zarządzania produkcją. Główny terminarz produkcji będący jego podstawą jest narzędziem zbyt sztywnym dla nowoczesnych przedsiębiorstw, a sam model nie w pełni uwzględnia ograniczenia produkcyjne. Ponadto wynik jego stosowania zależy w znacznym stopniu od umiejętności operatorów systemu. Z tego powodu w Europie Zachodniej, gdzie ugruntowała się organizacja zarządzania oparta na zarządzaniu finansami, opracowano nowy model wywodzący się z syntezy controllingu i MRP II. Określa się go skrótem ERP (Enerprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) lub często jako MRP III (Money Resource Planning – Planowanie Zasobów Finansowych). Głównym celem ERP jest możliwie najpełniejsza integracja wszystkich szczebli zarządzania przedsiębiorstwem. ERP posiada budowę modułową, składającą się z pakietów obejmujących m.in. produkcję, dystrybucję, transport, finanse, serwis, modelowanie, system informowania kierownictwa, zarządzanie przebiegiem prac. Pakiety te zestawione są w różne układy, co daje możliwość doboru funkcjonalności w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki temu, że dane są uzupełniane w czasie rzeczywistym, kierownictwo może natychmiast odpowiadać na zmiany parametrów ekonomicznych, podejmując szybkie decyzje dotyczące całego obszaru działalności firmy. W ERP stosowane są także mechanizmy umożliwiające symulowanie różnorodnych posunięć i analizę ich skutków, w tym skutków finansowych. Można także na bieżąco badać kondycję finansową całej firmy. Kolejną zaletą systemów ERP jest wbudowana możliwość elektronicznych połączeń z systemami u dostawców i odbiorców w ramach łańcuchów logistycznych. W celu zwiększenia funkcjonalności systemów ERP podstawową ich wersję uzupełniono systemami CRM (Consumer Relationship Management - Zarządzanie Relacjami z Klientami) oraz SCM (Supply Chain Management - Zarządzanie Łańcuchem Dostaw)13. Pierwszy z nich wspomaga działy marketingu w przygotowaniu kampanii marketingowej promującej określone produkty bądź usługi. Na podstawie szczegółowej informacji o klientach opracowuje się strategię pozyskania klienta z wybranej docelowej grupy, do którego trafia oferta i materiały informacyjne przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany dokumentów EDI (Electronic Data Interchange) a po jego akceptacji i złożeniu zamówienia następuje automatyczna ewidencja przeprowadzonej sprzedaży. System CRM jest w pełni zintegrowany z produkcją, zakupami, finansami, może wykorzystywać pocztę elektroniczną, komunikację i sprzedaż przez Internet. Moduł SCM składa się natomiast z aplikacji służących integracji i automatyzacji procesów gospodarczych zachodzących w relacjach firmy z dostawcami i odbiorcami. Za pomocą tej aplikacji przedsiębiorstwa mogą szybko dostosowywać się do wahań podaży i popytu.

Współczesnemu procesowi zarządzania towarzyszy szybki rozwój technologii wykorzystującej Internet, która zwiastuje nadejście ery e-biznesu. Przyjęcie tej koncepcji jako zasady prowadzenia działalności gospodarczej pozwala zintegrować poszczególne ogniwa przedsiębiorstwa, co wpłynie na usprawnienie procesów realizowanych wewnątrz firmy w większym stopniu niż było to możliwe przy użyciu klasycznych systemów ERP. Prace nad stworzeniem systemów opartych na koncepcji e-biznesu szybko posuwają się do przodu a dla obecnych posiadaczy drogich systemów opartych na ERP wciąż aktualne jest pytanie: czy są one wystarczająco elastyczne, aby można je było zintegrować z rozwiązaniami wykorzystującymi Internet ?

W aspekcie braku jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie oraz biorąc równocześnie pod uwagę bardzo wysokie koszty zakupu i adaptacji oprogramowania opartego na koncepcji ERP, w praktyce rozwinęła się usługa ASP (Application Service Provision). Polega ona na używaniu w przedsiębiorstwie sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, pozostającego własnością usługodawcy, który w zamian za comiesięczną opłatę instaluje i obsługuje system. W ten sposób, angażując relatywnie niskie środki finansowe, menedżerowie nabywają prawo do korzystania z modułów oprogramowania, które są im w danym okresie niezbędne. Niezaprzeczalną korzyścią jest także fakt, iż jak wynika z ocen ekspertów, największe oszczędności przynosi korzystanie z najlepszych ofert poszczególnych modułów u różnych dostawców tej usługi. Cena tej usługi obejmuje także stałą koordynację działania wszystkich zakupionych modułów, którą zapewniają profesjonalni integratorzy aplikacji biznesowych EAI (Enerprise Application Integrators).

Podsumowanie


Wdrożenie systemu controllingu do przedsiębiorstwa powoduje, iż usamodzielnieni menedżerowie centrów odpowiedzialności zmuszeni są podejmować trudne i obarczone dużym ryzykiem decyzje. Wymusza to potrzebę stworzenia odpowiedniego rachunku mikroekonomicznego, ukierunkowanego zarówno retrospektywnie jak i prospektywnie. Ułatwia on z jednej strony podjęcie przez menedżera właściwych decyzji, z drugiej zaś umożliwia przeprowadzenie kontroli sposobu jej realizacji. Pojawia się również konieczność zmiany tradycyjnego systemu informacyjnego, który obecnie musi stać się instrumentem dostarczającym controllerom wielopoziomowych danych. W czasach zaś wyścigu technologicznego usuwane są ostatnie bariery niemożności zapewnienia przez kompleksowe systemy zarządzania informacji służącej podejmowaniu przez nich decyzji w czasie rzeczywistym.


Dr Janusz Nesterak
Katedra Ekonomiki i Organizacji Przedsiębiorstw
Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie


Zobacz artykuł w formacie pdf